教练工具101:动作优先级矩阵 - 实现更多!

行动优先级矩阵网格和幸福的教练跳跃

了解这个教练工具,以实现更多的时间:

我喜欢动作优先矩阵 - 这是我最喜欢的生产力工具之一 - 我认为你也会喜欢它!

这几天我们都在管理 多, 竞争 要求我们的时间。那么你如何希望一个简单的新概念来帮助您专注于您的努力,并随时实现更多的时间?

在其本质上,此工具将帮助您确定为您提供的活动 最大的结果 为了 至少努力 ,并放弃消耗你的活动!

因此,无需进一步的ADO,这是您和您的客户的教练工具箱的一个真正实用的工具 - 识别并专注于为您提供最大“您的巴克”的任务。

具有标签的操作优先级矩阵工具网格

1)谁是行动优先级矩阵?

动作优先矩阵是领导,执行,职业和小型企业教练工具箱的巨大生产力工具。与任何人一起使用的人也很好,不堪重负,需要帮助完成完成的事情。

最后,对小企业主人和企业家特别有帮助 - 这当然包括教练!

2)动作优先级矩阵如何工作?

  • 操作优先级矩阵使用简单的4个平方网格,根据以下方式对您的任务或活动进行分类:
    1. 完成它的努力量
    2. 积极的影响一旦完成
  • 使用这2个标准,重要的是,它为您提供了一个框架来识别高效的“快速获胜”,最大限度地减少“填充任务”的影响,并尽量避免“硬盘”。

3)如何使用与客户端的操作优先级矩阵:

  1. 首先决定您是否会评估即将到来的日期,周或月份的任务。
  2. 要求您的客户列出约10个任务的列表,他们认为最重要或紧迫。您也可以要求他们在小粘滞便笺上写下每个任务。
  3. 给你的客户 操作优先级矩阵表单 或者要求他们绘制一个正方形并将其划分为象限,用垂直轴上的影响力标记为高,并且横轴上的努力高到高于高度(参见图像)。
  4. 接下来要求您的客户考虑每项任务的努力,它将具有积极影响,然后在适当的象限中写入或放置每个任务。
  5. 点评:现在在结果中调节客户,并寻找学习:
    • 大多数客户的任务坐在哪里?他们对此感觉如何?
    • 他们通常在每个象限中花在哪个时间的百分比?
    • 哪个任务有一个艰难的截止日期?他们在哪个象限?
    • 他们怎么可能喜欢以不同的时间花在困境中?
    • 他们可以采取哪些行动:
      • Complete more "快速获胜"?
      • 管理时间在“大项目”上更有效?
      • 减少花在“填充任务”上的时间?
      • Let go of "硬盘" altogether?

4)更详细地查看动作优先级的4个象限

下面我们更详细地了解个人象限,提供教练提示和想法,以使最大的此动作优先级矩阵工具。

客户在桌子上完成快速获胜

Quadrant 1: "快速获胜" (LOW Effort, HIGH Impact tasks)

在商业中,时间最为“有效”,以获得尽可能少的努力的最大结果。 “Quick Wins”只是那么大的影响,而不是很多努力。

重要的是不要减少“大项目”的重要性 - 这是努力或时间的活动,但也产生了很大的结果。但是,如果我们有时首先关注我们的“快速胜利”,我们会考虑更多的人。我们不仅会得到更多工作,但我们在实现时感觉良好 - 这可能会使我们做更多的事情,并将自己应用于更大的项目。

因此,使用操作优先级矩阵考虑您的客户如何识别更多“快速获胜”。如果您的客户首先专注(每日或每周),则完成“快速赢” - 这可能对其整体生产力有何不同?

动作优先级矩阵 - 象限1 - 教练提示:

Spend 5 mins brainstorming "快速获胜" every week. Then:

  • 找到尽可能多的方法(不妥协更大的图片)
  • 如果您可以,确定每周或每周完成一个!

有时是一项任务 感觉 努力,但它真的可以很快完成。所以,虽然可能是 情绪化 或者 大力努力 大,实际上没有太多时间完成。例如,一项任务就像一个艰难的电话会议一样,预定会议/预约。

问你的客户,“什么任务 感觉 或者 似乎 努力,但实际上可以快速完成?“

注意: Don't get sucked into doing "快速获胜" - and avoiding work on bigger goals and projects.

象限2:“大项目”(高努力,高影响任务)

这个象限是我们大多数人应该花费大部分时间的地方。它映射到“目标和规划”象限上 紧急重要的矩阵 (非迫切和重要的任务)。为自己或您的客户考虑一些想法:

  • 阻止时间“大项目”
  • 计划,准备并澄清所需的输出
  • 同意目标,日期并将大型任务分解为较小的块 - 创造较小的,较低的工作任务
  • 识别在您的列表中的任务是相互依存的,例如在启动下一个时需要完成的任务。将这些任务标记为优先级。

它令人满意和令人振奋,有时,如果我们花了太多时间在“大项目”上,它可能会被沮丧。这是“快速获胜”甚至“填充任务”的地方可以有用。一个“填充任务” - 通常是最低的任务 - 可以提供从激烈的工作中的良好休息。

行动优先级矩阵 - 象限2 - 教练提示:

建议您的客户放弃更大的块 不间断地 是时候真正关注并在这些高努力上富有成效,但很高的影响活动。如果您的客户努力创建清晰,不间断的时间,您可以建议他们保留 中断日志,了解他们的中断来自哪里 - 并制定计划做一些事情。

注意: 有时,有时候会成为时间浪费。这通常发生在任务感到艰难时发生; 我们避免在做大问题上开始,或者在做它们时分散自己的注意力。因此,确保大型任务分解成轻松竭可分的块(思考30-90分钟)。

象限3:“填充任务”(低努力,低影响任务)

此象限的名称赠送这些任务最适合我们的日程。这些低努力,低影响任务通常包括归档,记录和书籍和最多的电子邮件等内容。这些通常是必要的任务,但可能没有底线的益处。要问的一个重要问题是:

  • 这是低影响任务 真的 necessary?

动作优先级矩阵 - 象限3 - 教练提示:

如果此“填充任务”是必要的活动,请使用它:

    • 在会议之间使用15-30分钟的差距
    • 让您休息一下更大,更激烈的任务
    • 通过完成某些东西给自己提升!
  • 当你感到疲倦或低的能量时保持富有效

注意: 有时“填充任务”字面意思是我们的日子。电子邮件可能是这个的最佳例子;我们不久将其收件箱倒在框中,而不是新的电子邮件。在您有一个额外的地方之前完成定期的“填充任务”的好时机。午餐,开会,回家。您还可以设置计时器以保持专注并在设置时间“块”中的这些任务。

象限4:硬盘(高努力,低影响任务)

如果一项任务需要很多努力,但并没有添加太多的好处,请尝试 第一的 问,“这项任务如何完全避免?”

有很多方法可以避免任务,包括:

  • 根本不是这样做(让谁需要先知道!)
  • 降低您的标准以放弃此任务 - 您是否 真的 需要熨烫你的床单或内衣?

如果这项任务必须完成要求,您可以:

  • 委托它。问:“别的谁能享受这项任务,可以更快地做到这一点,或者你能委托谁将受益于经验?”
  • 支付某人去做
  • 与某人交换(你为他们做点什么,他们为你这样做)
  • 获得创意!其他方面有什么方法可以接近这项任务吗?
  • 为自己完成时,为自己提供令人享受的奖励......

行动优先级矩阵 - 象限4 - 教练提示:

如果您或您的客户必须执行此任务,请找到以下方法:

  • 将此高级努力打破到更小,可管理的任务
  • 定期短暂休息!
  • 考虑如何为它带来乐趣(例如,添加音乐)
  • 获得超级关注(例如,在家工作)
  • 最后,你可能需要这次做到这一点,但你下次要这样做吗?你怎么能与自己或其他人设定期望,即它不会发生,或者其他人会在下次做它?

What about taxes? Of course some "硬盘" like doing our taxes may seem high effort and 低的 影响,但如果你没有完成你遇到麻烦的任务!您的税收可能不太适合“大项目”类别,但如果您经常做点时,随着时间的推移,它可以被视为“填充任务”和“硬盘”避免......

注意: 有时候“硬盘”任务真的排除我们。因此,如果您无法避免或委派这项任务,将其分解为更小,更具吸引力的行为。或者也许你可以委派一部分,或者让某人和你一起做?

包起来

“我们意识到我们的困境比时间短缺更深;它基本上是优先事项的问题。我们承认,我们已经撤消了我们所做的事情;我们已经完成了我们不应该做的事情。 “  Charles E. Hummel.

操作优先级矩阵管理工作表第1页

动作优先级矩阵工具

这种强大的动作优先级矩阵工具的本质是最大化您的生产力:

  1. 认识到你的“大项目” 并安排块的时间来工作。
  2. 养成习惯 identifying "快速获胜" - 甚至优先考虑它们。
  3. 尽量减少,如果可以, avoid "硬盘" 共。
  4. 最大限度地减少您的“填充任务”,找到更好的方法来完成必要的任务,以便他们不接受您的一天或一周。

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你的行动呼吁:

如果在学习此动作优先矩阵工具中的概念之后不做任何别的,我会挑战您每周只花5分钟,头脑风暴为您的“快速胜利”。然后,在规划时间和我保证时,请制作这些优先级,您将获得更多工作!

 Emma-Louise.  Electory爆头艾玛 - 路易斯elseal 一直是教练超过15年了。她是一个巨大的教练粉丝和教练工具公司的创始人。最初是一个项目和关系经理,财富500强公司,她将她的激情联系起来为辅导,创造力和对系统的热爱,以创造超过100个品牌教练工具,形式和练习,包括25+完全 免费辅导工具. 她现在通过她服务教练和教练世界 专属时事通讯,教练帮教练 Facebook集团 以及您的教练工具箱的许多其他伟大的工具,资源和想法。辅导工具公司也是官方的ICF业务解决方案合作伙伴。

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