辅导工具101:紧急重要矩阵 - 它是什么以及如何使用它!

紧急重要的矩阵是一种强大的生产力和时间管理工具,可以帮助人们更有效地管理他们的时间。这对于从职业生涯,执行和商业教练的广泛的教练甚至是精神辅导。

它也是一个伟大的模型,与青年分享和任何被禁止帮助他们更专注的人 - 以及在研讨会或研讨会中使用的令人信服的经验工具。骑波不是很高兴,而不是另外的方式?

那么,紧急重要的矩阵是什么?

嗯,前美国总统艾森豪威尔使用了这个所谓的“艾森豪威尔原则”来组织他的任务。他被引用说,“重要的是很少迫切,迫切很少很重要。”这是斯蒂芬·科托博士(“高效人民”名誉的7种习惯)主流,称之为着名书中的紧急重要矩阵。

迫切重要的矩阵 - 网格的图像用一个 简单的网格,它根据他们的重要性和紧迫性定义任务:

  • 象限1 - 危机 - 紧急和重要
  • 象限2 - 目标和规划 - 非紧急和重要
  • 象限3. - 中断 - 紧急,并不重要
  • 象限4. - 分心 - 不是紧急而且不重要

这是什么意思,这是重要的和紧急的?

  • 紧急任务: 导致我们做出反应,我们停止了我们目前正在做的事情并在紧急任务上工作。
  • 重要任务: 引导我们走向我们的整体特派团或目标,这些关键行动通常需要规划,组织和倡议。

所以,让我们更详细地看看个人紧急重要的矩阵象限:

象限1 - 危机或“重要和紧急”任务

什么: 落入此象限的任务包括截止日期,紧急会议,压迫问题,危机和消防。这可以是从逾期项目或向客户投诉的报告,严重的瓶颈或破碎的业务流程到突发管道或牙痛等牙痛而言的任何牙齿的东西!

我们如何感受: 当我们在这个象限中花了很多时间,我们会受到压力和烧毁。

行动: 最小化 通过优先考虑,规划和委派IE,在这个象限中度过的时间。在象限中花费更多时间。您的客户可能需要有助于识别和澄清优先事项 - 并突发地向这些重要任务安排块的时间。你也可以找到 “大岩石”教练锻炼 有助于在他们识别和专注于在披上鹅卵石和沙子的鹅卵石和沙子上完成他们的“大岩石”。

教练提示: 如果您的客户在基于行管理或服务的角色中,他们将在此象限中花费更多时间而不是项目经理。但是,在象限2中花费更多的时间总是有所改善 - 也许雕刻建立关系,投入系统和流程和委派。

象限2 - 目标和规划或“重要和非紧急”任务

浪潮

魔术象限就像冲浪浪潮一样,留在你的重要事物之上,取得进步,而不是缺乏缺乏焦点的迫切之处!

什么: 这是你的魔力象限!也称为大图片象限。这些行动使我们走向我们的大目标和项目,并可能包括规划,关系和团队建设,发行预防和风险评估,甚至有助于我们在生活中保持平衡的健康和娱乐活动,如牙医预约或预订水管工。

我们如何感受: 当我们在这个象限中花了很多时间,我们觉得更平静和控制,我们在出现之前处理大多数问题,并且可能与他人的坚实支持。所有这一切都意味着更少的危机来管理稍后,这对我们的客户有利,他们的职业生涯和他们所努力的组织。

行动: Help your clients 最大化 在这个象限中度过的时间。将特定的延期设置为计划,建立关系,为问题做好准备并照顾他们的健康。询问他们具体的问题,以帮助他们看看规划和准备如何在长期运行中拯救他们的时间和精力。

教练提示: 许多人抵制时间花费计划和准备,更喜欢“正在做”。对于这些客户来说,您也可以分享 “动作优先矩阵”工具 这有助于人们识别 哪一个 活动和任务为他们提供最大努力的最大成果.

象限3 - 中断或“紧急而不是重要”任务

什么: 本象限中断的任务或活动或带我们远离我们的重要任务。这可能是来自同事的任何东西停止聊天,不必要地检查您的电子邮件,以其他人的中断接听电话和不重要的会议。

我们如何感受: 当我们在这个象限中花了很多时间时,我们觉得我们没有达到多大或达到任何地方。通常,我们不愉快地对他人作出反应,感到困惑,沮丧和强调。

行动: 最小化 通过审查和确定任务列表并首先关注高重视任务,通过审查和优先考虑该象限中的时间。客户也可能需要帮助 说不 并质疑或委托其他人的中断。

教练提示: 如果这是您的客户在您的大部分时间内花费大量的时间也可能发现保留 中断日志 有用。这有助于客户识别模式,了解他们中断的来源并提出行动计划。

象限4 - 分心或“不是紧急而不重要的”任务

什么: 在这个象限中花费的时间是手头任务的分心。他们可以从来自朋友的过度或无关的电子邮件或电话呼叫,社交媒体使用对我们使用的任何活动浪费时间并避免必要的工作。这些分心导致我们迟到,而不是按时完成项目或任务,可以让我们疲倦,强调并无法生效。在我们个人的生活中,像家里过多的电视或互联网冲浪的东西也可以陷入此类别。在极端,在这个象限中花费太多时间可以导致消极的自我谈话,抑郁和被解雇的人!

其中一些分心可以让我们在测量剂量中感到充满活力,因此我们并没有说人们必须一直专注,只是为了充分利用我们需要了解何时,在哪里以及我们分散的频率我们自己。

行动: 消除无意识的时间 在分心。使用从此象限中回收的时间促进其他区域。

教练提示: 如果您的客户在此象限中花了很多时间,请让他们编写所有分心的清单以及他们在每一个上花费多长时间,在一周的时间内记录这一点。当他们加起来,他们可能有震惊的总时间......我也建议让他们专注于他们的启发和兴奋的目标 - 足够大的东西,以优先考虑'分心'。你也可能想帮助他们 “不做名单”是一个指导工具,要求客户写下任何不做的事项,并帮助他们审查并提出支持的行动计划。

紧急重要的矩阵模板第1页紧急重要的矩阵模板和工作表

你可以 创建自己的讲义,或者只是在客户的一张纸上绘制网格。或者你可以使用我们的 现成的紧急重要矩阵模板& Worksheet。这个教练工具使 伟大的家庭作业 - 它为您的客户提供空间 在每个象限中写出自己的独特任务和时代 在第1页,以及第二页 准备好的问题,以帮助您的客户评估 他们的时间管理, 审查并巩固 他们学到了什么和 设定3措施来实施他们的学习 并改善他们如何使用他们的时间前进。这也是一个伟大的研讨会运动。

总结紧急重要矩阵

简单但强大的紧急重要矩阵的本质是:

  1. 有意识地 优先考虑我们最重要的任务 并计划和代表,以便我们在迫切危机之前处理问题
  2. 意识到我们的中断和分心,以便我们可以减少或消除它们。这使得人们能够管理他们的有限时间资源,以便他们以更令人愉快和更紧张的方式完成他们的优先任务。

最后一个词: 您的客户在每个象限中花多少时间将取决于许多包括他们的个性的东西,他们对他们的工作和生活以及工作类型(甚至老板)有多兴奋。每个人都需要找到一种为他们工作的独特工作方式 - 这是我们的工作作为教练来帮助他们做到这一点。

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4评论

  1. akinjide.

    生活中的一切似乎是重要的,但要以紧迫感对待迫切问题是一个巨大的挑战

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  2. 索菲亚布朗

    艾森霍克矩阵是我实际上发现有用的少数生产力技术之一!它有助于我专注于我需要先做的事情。我实际上使用一个名为EISEDO的平台,它会自动优先考虑我的任务到四个象限之一。它为我节省了大量的时间,决定在哪里开始,真的帮助我做出真正的进步!

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