如何在数字分散注意力的世界中完成完成的事情jennifer britton mes,chrp,cpt,pcc

戴着桌子的疲惫的经理 - 眼镜歪斜 -  4时间管理基础

减少少的是今天的业务背景的关键口头禅。与此同时,我们大多数人都在工作中共分心。从传入电子邮件的Chirp到我们如何做生意,许多领导和企业所有者将他们的一周从任务中拉到任务。无论是从会议到会议或播放对利益相关者的多次需求的运行,它都可以减少和暂停时间管理基础。

本文为领导和企业主提供了4个时间管理的基础。

考虑这些事实:

  • 经理可以花费高达40%的时间管理电子邮件 - 每天超过2.5或3小时(HamsterRevolution.com)。
  • 您每天可能面临高达56个中断(Wendy Cole在时间杂志2004)。
  • 信息压倒。这些天纽约时报的问题包含比普通人在其上遇到的普通人更多的信息 一生 在17世纪(Elaine Biech,2007)。

企业主和领导者的影响是什么?

每天似乎可能似乎是一个不断的信息和沟通,并使您远离需要完成的事情。随着时间的推移,这可能导致压力压倒,并且在长期内,我们经历脱离和缺乏对结果的满足感。实际含义 - 没有什么可以完成!

以下是4个时间管理的基础:

1.知道你的时间 实际上 Goes

我们很多人“想想”我们知道我们在哪里度过了我们的时间。事实上,“思维”可能不是我们的时间的代表 真的 spent.

一项锻炼我的客户享受参与是时间跟踪器。对于几十年的作者,包括史蒂文Covey和Laura Vanderkam在内的作者鼓励我们审核我们的时间实际上。

对于一周(或更长时间,如果您的日程计划变化很大)轨道在您的时间播放。以15或30分钟的增量执行此项是有用的。电子方式或纸上,注意每次阻止并将其分为公共区域(会议,通勤,电子邮件,时间与员工,报告,时间花费建设和维护关系等)。在本周末,总结和总计在花时间。

当您查看追踪器信息时,请咨询:

  • 你注意到什么?
  • 你在哪里花了大部分时间?
  • 你从中得到了什么结果? 作为帕累托原则(在这里了解更多关于维基百科的更多信息 )断言,我们经常从我们努力的20%获得80%的结果。来自的大部分结果来自哪里?
  • 你想做什么?少?
  • 支持您最大限度地提高您的生产力需要哪些更改?

2.优先考虑

在当今的商业背景下,“紧急”的“谬误”是普遍存在的,一切似乎都是紧迫的。我们有一个固定的时间,所以要考虑什么是重要的 真正 在我们的工作中很重要。

在考虑你的优先事项时,你可能会问自己:

  • 什么是重要的?
  • 在短期内对你重要的事情是什么?中期?长期?
  • 您的客户/客户/团队的重要事项是什么?
  • 哪些操作与您的值对齐?
  • 更大的图片中真正的优先事项是什么?

有几个工具可以支持优先级,包括:

1. The 紧急/重要矩阵
2. 80/20规则(或帕累托原则)
3.优先级矩阵(或 动作优先级矩阵)
4.战略问题映射

这些工具中的许多工具有助于我们深入了解对真正重要的事情,而不是“很高兴”。因此,在您的任务列表中,考虑您的哪个“DOS”也可以推迟或授予。然后考虑只需要倾倒哪些人。现在在您所识别的优先级安排。

3.执行(完成工作),和 管理你的中断

完成的事情是生产力的关键。执行进入我们的焦点,我们的愿景和管理中断。您分配了哪些窗户并计划完成工作?这是你在你的高峰时的时间吗?您是否给自己了解了足够的时间来完成作为企业主或专业人士所需的专注或“深度工作”?

中断造成的隐藏损坏:

每次我们被打断,我们都需要停止我们正在做的事情,重新焦点然后再次启动。但我们往往不会考虑再次“启动”的成本。

Gloria Mark研究* 发现中断之间平均11分钟,它可以在上升25分钟后再次重新分叉。

虽然我们可能无法完全擦除中断,但我们可以 管理它们 more effectively.

用于管理中断的一些可能的选项包括:

  • 保留A. 中断日志. 就像你需要知道你的时间在哪里,你的中断来自哪里。什么可以更好地管理?
  • 创建专用焦点时间。 这可能需要更改您的工作方式。一天中的哪个时间可以“关闭你的门”进行集中的焦点时间吗?这次向其他团队成员沟通,甚至为其提供组织范围的支持块更为集中的工作。事实上,这可能缩短了你整体完成的事情需要的时间。
  • 您将检查电子邮件和/或手机时的时间表。 根据您的角色,电子邮件可能是持续的中断。尝试创建专用电子邮件时间可能是有用的,在一天的点将其关闭。与这种策略成功的关键正在塑造其他人的期望。将您的计划传达给别人,所以他们意识到你不会在某些时候在线或在线。
  • 考虑以下问题:
    • 具体而言,将帮助您创建“集中动作”?
    • 您分配了哪些时间划分完成工作?
    • 你现在在你的工作中面临什么中断?成本是多少?
    • 您可以使用哪些方法来最小化中断?

4.跟踪你的时间

跟踪我们的时间提供了我们需要在快速变化的背景下做出更好的业务决策所需的数据。并跟踪这些指标 在视觉上 定期,可以提供围绕模式和其他趋势的有用见解。

我的最新书有权 “plandotrack”。虽然我们可以拥有最好的计划,但我们需要执行并进入行动。我们还需要跟踪和注意我们自己的影响力和创造价值,以及我们支持的内容。

我们可以追踪许多指标:

  1. 对于企业家来说,我们可能要跟踪的指标包括销售,客户会议或设计和开发时间。
  2. 对于领导者来说,您可能希望跟踪1-1的时间,目标,在会议上花费时间,与利益相关者的时间以及其他指定的关键绩效指标(KPI)。

Plandotrack. (参见下面的链接)包括一组年度空白每日追踪器,您可以每天使用来跟踪您选择的指标。每个月你都可以注意到不同的趋势和模式。考虑:

  • 您想跟踪哪些任务和活动?什么结果?
  • 您是否计划时间查看您的指标?

以定期建立计划,计划,优先考虑和反思可能对你的感受产生重大影响。然后你会知道谁在司机座位 - 你或你的工作......

包起来

当我们包装本文时,请考虑其中哪一个 4时间管理的基础 是你的优先事项吗?您向别人推荐哪些资源?

花时间定期建立快速停顿,探索你正在做的事情,你的时间在哪里是至关重要的。什么是积极和负面影响?使用这些信息来专注于您的努力并构建持续性能的势头。

* 马克,格洛丽亚& Gudith, Daniela &克洛克,Ulrich(2008)。中断工作的成本:更加速度和压力。计算系统中的人为因素会议 - 诉讼。 107-110。 10.1145 / 1357054.1357072。也参考Bob Sullivan和Hugh Thompson的纽约时报文章“大脑,中断"

Jennifer提供这些资源来帮助您组织:

  1. 教练的商业建设者 Website
  2. 教练企业建设者工作簿& Planner - 把碎片放在一起
  3. Plandotrack工作簿& Planner 对于远程和虚拟专业人士

贡献作者: 詹妮弗布里顿是五本书的作者,包括 教练企业建设者工作簿和计划者 (2018), 有效的群体教练从一个到许多人:团队和团队教练的最佳实践。 Jennifer为教练提供了广泛的支持,以及正在与团队和团体合作的其他专业人员。从签名程序的1-1辅导,将谈话索引到40种方法与可视卡一起使用,她致力于帮助教练创造与他们支持的团队和团队一起创建引人入胜的和互相的工作,同时创造一个蓬勃发展的业务。在线访问她 小组教练要领

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